Bessere KI-Ergebnisse: Prompt-Vorlagen für HR und Finance

Ob die KI etwas Brauchbares liefert oder nur Allgemeinplätze, hängt meistens am Prompt. Ein guter Prompt sagt ihr, worum es geht, was sie tun soll und wie das Ergebnis aussehen muss. Mit einem schlechten Prompt bekommen Sie auch vom besten Modell nur Mittelmaß.

Hier sind 10 Vorlagen, mit denen wir selbst arbeiten und die wir immer wieder nachschärfen. Sie können alle direkt kopieren. Was Sie anpassen müssen, steht in [ECKIGEN KLAMMERN].

1. Stellenbeschreibung schreiben

Du schreibst eine Stellenbeschreibung für ein deutsches KMU.

Position: [JOB-TITEL, z.B. "HR Manager (m/w/d)"]
Team: [TEAM/ABTEILUNG, z.B. "HR-Team, 2 Personen, direkt an CEO berichtend"]
Unternehmen: [KURZBESCHREIBUNG, z.B. "SaaS-Startup, 25 Mitarbeiter, remote-first"]
Eintrittsdatum: [DATUM oder "ab sofort"]

Muss-Anforderungen:
- [ANFORDERUNG 1]
- [ANFORDERUNG 2]
- [ANFORDERUNG 3]

Nice-to-haves:
- [OPTIONAL 1]
- [OPTIONAL 2]

Ton: direkt, sachlich, keine übertriebenen Adjektive. Keine Phrasen wie "dynamisches Unternehmen" oder "spannende Herausforderungen".
Format: Aufgaben (5-7 Punkte), Anforderungen (Muss/Optional getrennt), Was wir bieten (3-5 Punkte), kurze Einleitung (2-3 Sätze).

2. Onboarding-Checkliste generieren

Erstelle eine strukturierte Onboarding-Checkliste für einen neuen Mitarbeiter in einem deutschen KMU.

Rolle: [ROLLE, z.B. "Backend-Entwickler"]
Remote oder Büro: [REMOTE / HYBRID / VOR ORT]
Verwendete Tools: [z.B. "Personio, Slack, GitHub, Notion"]
Eintrittsdatum: [DATUM]

Format: Drei Phasen (Vor dem ersten Tag / Erste Woche / Erste 30 Tage), jeweils mit Verantwortlichen (HR / Vorgesetzter / IT / Mitarbeiter selbst).
Keine generischen Formulierungen. Konkrete Aufgaben.

3. Arbeitszeugnisformulierung prüfen

Du bist Experte für deutsche Arbeitszeugnisse. Analysiere den folgenden Zeugnistext.

[ZEUGNISTEXT HIER EINFÜGEN, ohne echten Namen des Mitarbeiters, ersetzen durch "Mitarbeiter A"]

Prüfe:
1. Welche Formulierungen könnten negativ interpretiert werden?
2. Entspricht der Gesamteindruck der Note "gut" (2,0)?
3. Welche Formulierungen fehlen für ein vollständiges Zeugnis?
4. Gibt es unklare oder mehrdeutige Sätze?

Gib konkrete Verbesserungsvorschläge.

4. DSGVO-Check für neuen Prozess

Ich möchte folgenden Prozess in meinem Unternehmen einführen:

[PROZESSBESCHREIBUNG, z.B. "Automatische Auswertung von Zeiterfassungsdaten zur Berechnung von Überstunden, monatlich, mit Benachrichtigung an Vorgesetzte"]

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Welche DSGVO-Rechtsgrundlage ist relevant (Art. 6, Art. 9)?
Welche Risiken gibt es?
Was muss ich tun, um den Prozess DSGVO-konform zu gestalten?
Brauche ich einen AVV mit einem externen Dienstleister?

Antworte als deutschsprachiger Datenschutz-Berater, nicht als Anwalt. Empfehle bei Bedarf, einen Fachanwalt hinzuzuziehen.

5. Lohnabrechnung-Fehler kategorisieren

Ich habe folgende Liste von Diskrepanzen in meinen Lohnabrechnungsdaten gefunden (Mitarbeiterdaten wurden pseudonymisiert):

[LISTE DER DISKREPANZEN, z.B.:
- MA001: Überstunden 12h abgerechnet, laut Zeiterfassung nur 8h
- MA002: Steuerklasse laut ELStAM IV, in System hinterlegt III
- MA003: Fahrtkostenzuschuss doppelt erfasst
]

Kategorisiere jeden Fehler nach: Schweregrad (Hoch/Mittel/Niedrig), Fehlertyp (Dateneingabe / Systemfehler / Datenabgleich), empfohlene nächste Schritte.

6. BWA-Kommentar für Steuerberater vorbereiten

Ich bereite einen monatlichen Kommentar zur BWA für meinen Steuerberater vor.

Zeitraum: [MONAT/JAHR]
Umsatz: [BETRAG] (Vorjahresmonat: [BETRAG])
Personalkosten: [BETRAG] (Anteil: [X]%)
Wesentliche Abweichungen vom Plan: [ABWEICHUNGEN]
Besondere Ereignisse im Monat: [z.B. "Großauftrag abgeschlossen", "Neueinstellung", "Gerätekauf"]

Schreibe einen sachlichen Kommentar (max. 150 Wörter) für den Steuerberater. Deutsch, professionell, keine unnötigen Füllwörter.

7. E-Mail an Kandidaten formulieren

Schreibe eine professionelle Recruiting-E-Mail auf Deutsch.

Anlass: [EINLADUNG ZUM INTERVIEW / ABSAGE / ANGEBOT / NACHFASSEN]
Rolle: [POSITION]
Unternehmen: [NAME und ein Satz Beschreibung]
Ton: [FORMELL / HALBFORMELL]
Besondere Punkte: [z.B. "Kandidat hat 2 Wochen nicht geantwortet", "wir bieten Homeoffice an"]

Länge: max. 150 Wörter. Kein Corporate-Sprech.

8. Mitarbeiter-FAQ-Antworten standardisieren

Erstelle standardisierte Antworten für häufig gestellte HR-Fragen.

Unternehmenskontext: [z.B. "30 Mitarbeiter, Remote-Arbeit möglich, 28 Urlaubstage, flexible Arbeitszeit"]

Fragen:
1. Wie beantrage ich Urlaub?
2. Wie melde ich mich krank?
3. Wann erhalte ich meine Gehaltsabrechnung?
4. Wie kann ich meine Steuerklasse ändern?
5. An wen wende ich mich bei Fragen zur Altersvorsorge?

Ton: freundlich, direkt, klar. Keine unnötigen Verweise auf "Ihre zuständige Stelle".
Format: Frage + Antwort (2-4 Sätze).

9. Prozessdokumentation strukturieren

Ich möchte folgenden Prozess dokumentieren:

Prozessname: [z.B. "Monatliche Lohnabrechnung vorbereiten"]
Beteiligte Rollen: [z.B. "HR-Manager, Lohnbuchhalter, Steuerberater"]
Grober Ablauf wie ich ihn kenne: [STICHWORTARTIGE BESCHREIBUNG]
Verwendete Tools: [TOOLS]
Kritische Stellen / häufige Fehler: [FALLS BEKANNT]

Erstelle daraus eine strukturierte Prozessdokumentation mit: Zweck, Beteiligte, Voraussetzungen, Schritt-für-Schritt-Ablauf mit Verantwortlichen, Qualitätssicherung, häufige Fehler und wie man sie vermeidet.

10. KPI-Auswertung zusammenfassen

Fasse folgende KPI-Daten für einen Management-Report zusammen:

Zeitraum: [MONAT/QUARTAL]
Daten:
- [KPI 1]: [WERT] (Vorperiode: [WERT], Ziel: [WERT])
- [KPI 2]: [WERT] (Vorperiode: [WERT], Ziel: [WERT])
- [KPI 3]: [WERT] (Vorperiode: [WERT], Ziel: [WERT])

Erstelle eine kompakte Management-Zusammenfassung (max. 200 Wörter):
- Was läuft gut?
- Was ist auffällig oder besorgniserregend?
- Welche Maßnahmen werden empfohlen?
Ton: sachlich, direkt, kein Buzzword-Bingo.

Wenn aus einzelnen Prompts automatische Abläufe werden sollen, lesen Sie weiter bei KI-Automatisierungstools. Dort vergleichen wir die Plattformen, mit denen wir das bauen.