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Automatisierung für Lohn, HR und Buchhaltung

Wir bauen die Software, über die dein Büro morgen nicht mehr flucht.

Wir sind die IT der Klargruppe. Für ein Lohnbüro bauen wir Rechner, Prüfwerkzeuge, ein Mandantenportal und Automatisierung, und das Lohnbüro testet alles gnadenlos. Jetzt bauen wir das auch für dich.

30 Minuten Erstgespräch, kostenlos Erst mal testen

Kein Verkaufsgespräch. Wir schauen auf einen echten Ablauf, danach weißt du, was der Umbau kosten würde und ob er sich rechnet.

Berlin, der 21. des Monats, 16:58 Uhr

Die Werkstatt. Fast alles lässt sich anklicken: Uhr, Bilderwand mit Fotos vom Team, Zettel an der Wand, Server, Lampe, Laptop, Pflanze, Drucker, Kaffeetasse, die Katze und alle vier Personen. Am 22. keine Updates.

Woran du merkst, dass es Zeit wird

Kreuz an, was auf dein Büro zutrifft. Wir gucken nicht hin, versprochen.

Was trifft auf dein Büro zu?

Genauer wissen, wo dein Büro steht? Zehn Fragen, fünf Stufen, drei nächste Schritte: der KI-Check.

Was wir für dich bauen

Vier Sorten Software. Alle vier laufen auch bei uns im Lohnbüro.

Klingt nach deinem Büro? Dann erzähl mir in 30 Minuten, was am meisten nervt. Ich höre zu und esse dabei nichts.

Termin aussuchen

Ein Dienstag, zweimal

Links so, wie er in vielen Büros aussieht. Rechts mit uns. Gleiches Büro, gleicher Kaffee.

Dienstag ohne uns

  1. 08:15Stundenzettel aus vier Filialen zusammensuchen. Zwei fehlen.
  2. 10:40Zuschläge von Hand nachrechnen, weil Schichtplan und Abrechnung unterschiedlich zählen.
  3. 13:20Reisekostenbelege aus dem Postfach ziehen, umbenennen, ablegen.
  4. 15:05Rückfrage aus der Buchhaltung zu einer Abrechnung aus dem März.
  5. 17:30Zwei Eintritte zum Ersten sind noch nicht angemeldet. Morgen.

Σ 6,5 Stunden Davon braucht nur die Rückfrage einen Menschen.

Dienstag mit uns

  1. 06:00Stundenzettel eingelesen, Abwesenheiten abgeglichen. Ohne dass jemand wach war.
  2. 06:04Drei Abweichungen markiert und der Sachbearbeitung vorgelegt.
  3. 09:30Die drei Fälle geklärt, einer davon mit Rückruf in der Filiale.
  4. 10:00Belege sind kontiert, der Stapel liegt für die Kanzlei bereit.
  5. RestZeit für die Fälle, bei denen jemand nachdenken muss.

Σ 1,5 Stunden und die sind fachlich sinnvoll.

Ein Beispieltag, keine Messung aus deinem Büro. Die echten Zahlen rechnen wir im Erstgespräch mit deinen Abläufen nach.

Beweisstücke aus der Werkstatt

Alles davon läuft im Lohnbüro, jeden Monat. Klick dich ruhig durch.

Sechs Wochen sind der Plan

Nach Woche zwei siehst du das erste Stück auf deinen eigenen Daten.

  1. Woche 1

    Zuschauen

    Wir sitzen daneben, während dein Team arbeitet, und schreiben mit, wo die Zeit verschwindet.

    Du machst: eine Stunde erzählen, was am meisten nervt.

  2. Woche 2 bis 3

    Bauen

    Der teuerste Ablauf kommt zuerst dran. Wir bauen auf deinen Systemen und mit den Rechten, die dein Team schon hat.

    Du machst: Zugänge geben und ab und zu eine Frage beantworten.

  3. Woche 4 bis 5

    Gegenprüfen

    Mensch gegen Maschine, einen Monat lang. Wir stellen erst um, wenn beide auf dieselbe Zahl kommen.

    Du machst: zwei Zahlen vergleichen und meckern, wenn sie abweichen.

  4. Woche 6

    Übergeben

    Wir schulen dein Team und lassen eine Dokumentation und einen Notschalter da. Du kannst alles selbst ändern und uns trotzdem behalten.

    Du machst: eine Schulung absitzen und alles fragen, was dir komisch vorkommt.

Personaldaten bleiben, wo sie hingehören

Die Frage kommt in jedem Erstgespräch, meistens als erste.

  • Claude als Modellschicht, über die SchnittstelleDeine Eingaben werden nicht zum Training verwendet.
  • Verarbeitung in der EU, auch beim ModellAuf Wunsch läuft alles auf deinem eigenen Server.
  • Auftragsverarbeitungsvertrag ab Tag einsLiegt dem Angebot bei.
  • Rollen- und LöschkonzeptWer was sieht und wann es wieder weg ist, steht schriftlich fest.
  • Unterlage für den BetriebsratEine verständliche Beschreibung, was das System sieht und was nicht. Auf Wunsch.

Ausführlich im Magazin: warum Lohndaten nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind und was in eine Betriebsvereinbarung für KI gehört.

Was das kostet

Richtwerte jetzt, die genaue Zahl nach dem Gespräch. Schriftlich.

Preisliste, ohne Sternchen

Erstgespräch, 30 MinutenWir schauen auf einen echten Ablauf und sagen dir, ob sich der Umbau rechnet.
kostenlos
Ein einzelner AblaufAufgenommen, gebaut, einen Monat gegengeprüft, dokumentiert übergeben.
ab 2.500 €typisch bis 5.000 €
Mehrere AbläufeWenn Lohn, Personal und Buchhaltung zusammenhängen und das Problem in den Übergaben steckt.
8.000 bis 20.000 €je nach Umfang
Rechner, Portale, SchnittstellenHängt davon ab, was es können soll. Die Zahl bekommst du nach dem Erstgespräch.
auf Anfrage
Betrieb und Anpassung danachOptional. Die Dokumentation gehört dir, du kannst alles selbst ändern.
nach Aufwand

Wann es sich nicht lohnt: unter etwa fünfzehn Leuten im Betrieb, bei Abläufen, die sich jeden Monat ändern, und überall, wo die Arbeit vor allem aus Nachdenken besteht. Das sagen wir dir schon im Erstgespräch.

Warum keine feste Zahl? Drei Dinge bestimmen den Aufwand, und die kennen wir erst, wenn wir hingeschaut haben:

Datenquellen
Eine saubere Zeiterfassung ist ein anderer Aufwand als vier Filialen mit drei Excel-Ständen. Das ist der größte Hebel.
Schnittstellen
Gibt es eine, geht es schnell. Gibt es nur einen Export, dauert es länger. Ganz ohne wird es aufwendig, geht aber auch.
Sonderfälle
Zuschläge, Schichtmodelle, Ausnahmen, die über Jahre gewachsen sind. Jede Regel bauen wir nach und prüfen sie einzeln.

Wir rechnen je Projekt ab. Für unsere Arbeit gibt es keine monatliche Pauschale und keine Lizenzgebühr, die heimlich mitläuft.

Aufwand einschätzen lassen

Ob sich das für dich rechnet, mit Beispielrechnung: Wann sich Automatisierung lohnt.

Die Besetzung

Vier Karten, ein Quartett. Fahr drüber, dann wird das Foto bunt. Klick auf die Figur, dann erzählt sie was.

Tino schreibt den Code. Janina, Maja und Melanie arbeiten jeden Tag damit und schreiben ihm, was klemmt. Für dich heißt das: Was wir dir bauen, hat vorher schon jemand gründlich angemeckert.

Leserbriefe

Was uns im Erstgespräch fast immer gefragt wird.

Frage

Seid ihr eine Agentur?

Wir sind die IT eines Lohnbüros. Wir bauen nur, was wir selbst verstehen, und bei Lohn, HR und Buchhaltung verstehen wir eine Menge. Bei Onlineshops für Hundemode leider nichts.

Frage

Ersetzt das unsere Leute?

Wir nehmen ihnen die Arbeit ab, für die niemand ausgebildet wurde: suchen, abtippen, abgleichen. Entscheidungen, Ausnahmen und der Umgang mit Menschen bleiben bei euch. Dafür ist danach endlich Zeit.

Frage

Geht das auch mit einem uralten Programm ohne Schnittstelle?

Das ist eher die Regel. Dann arbeiten wir über Export, Dateiablage oder eine gesteuerte Oberfläche. Hauptsache, es bleibt nachvollziehbar. Wir haben schon Programme zum Reden gebracht, die älter sind als Tinos Mütze.

Frage

Und wenn es nicht klappt?

Wir stellen erst um, wenn Mensch und Maschine einen Monat lang dieselben Zahlen liefern. Bis dahin läuft alles wie bisher, und du kannst jederzeit aussteigen.

Frage

Ab wann lohnt sich das?

Meist ab etwa fünfzehn Leuten im Betrieb. Wo die Grenze sonst liegt, steht unter den Preisen.

Frage

Wie lange dauert das?

Für einen Ablauf planen wir sechs Wochen, einen Monat Gegenprüfen eingerechnet. Das erste Stück siehst du nach Woche zwei.

Frage

Macht ihr auch die Lohnabrechnung?

Die macht Lohnklar, im selben Haus. Wir bauen dort die Werkzeuge. Klemmt eins, sitzt der Mensch, der es repariert, zwei Chats weiter.

Frage

Und wer kümmert sich um Personal und Buchhaltung?

Das machen andere in der Gruppe: HRklar übernimmt HR auf Zeit, Financeklar bucht und bereitet den Abschluss vor, RecruitingKlar sucht Leute, wenn eine Stelle seit Monaten offen ist. Wir bauen allen die Werkzeuge und lernen dabei, wo es hakt.

Frage

Warum sieht die Seite aus wie ein Comic?

Lohnabrechnung ist ernst genug. Irgendwo im Haus muss jemand lachen dürfen, und bei uns ist das die IT.

Frage

Gibt es hier Cookies?

Keine, nicht mal die zum Essen. Wir messen nichts und speichern nichts in deinem Browser.

Frage

Warum Schraubklar?

Wir schrauben so lange an einem Ablauf, bis er klar ist. Der Rest der Klargruppe heißt auch irgendwas mit klar, da wollten wir nicht auffallen. Dreh ruhig mal mit.

Letztes Panel

Fortsetzung folgt. Mit dir?

Erzähl uns in 30 Minuten, welcher Ablauf bei dir am meisten Zeit frisst. Wir sagen dir, ob sich ein Umbau rechnet, und wenn nicht, sagen wir auch das. Kostet nichts außer einer halben Stunde.

Damit die halbe Stunde reicht, überleg dir vorher kurz:

  • Welcher Ablauf frisst am meisten Zeit?
  • Woher kommen die Daten dafür?
  • Welche Programme laufen bei euch?
  • Gibt es einen Betriebsrat?

Erstgespräch buchen

Du suchst eher jemanden, der die Abrechnung gleich mitmacht? Dann bist du bei Lohnklar richtig, zwei Türen weiter.

Lieber schreiben? Wir lesen jede Mail, auch die mit vier Ausrufezeichen im Betreff.

tino.werner@schraubklar.de

Erstgespräch

30 Minuten, kostenlos

Damit die halbe Stunde reicht, überleg dir vorher kurz:

  • Welcher Ablauf frisst am meisten Zeit?
  • Woher kommen die Daten dafür?
  • Welche Programme laufen bei euch?
  • Gibt es einen Betriebsrat?

Kein Verkaufsgespräch. Wenn es nicht passt, sagen wir das auch.

Der Kalender kommt von Cal.com

Erst wenn du ihn lädst, verbindet sich dein Browser mit Cal.com (Cal.com, Inc., USA). Dabei bekommt Cal.com zum Beispiel deine IP-Adresse und setzt eigene Cookies, und es gelten die Datenschutzbestimmungen von Cal.com. Mehr dazu in unserer Datenschutzerklärung.

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