Strategie
KI-Automatisierung: Wann rechnet sich das?
Drei Szenarien, durchgerechnet nach einer einfachen Formel: Zeitersparnis × Stundensatz − Investition − laufende Kosten = monatliches Ergebnis.
„KI spart Zeit“ stimmt meistens. Ob sich das lohnt, hängt an drei Größen: wie viele Stunden wegfallen, was eine Stunde kostet und was die Automatisierung einmalig und laufend kostet. Das kann man ausrechnen. Wir machen es hier für drei typische Betriebe vor, mit Annahmen, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen.
Die ROI-Rechnung: Methodologie
ROI = (Monatliche Einsparung − Monatliche laufende Kosten) / Einmalinvestition × 100
Monatliche Einsparung = Eingesparte Stunden × Stundensatz der ausführenden Person
Monatliche laufende Kosten = Toolkosten + anteilige Wartungszeit (ca. 0,5 h/Monat)
Einmalinvestition = Setup-Zeit intern + externer Dienstleister (falls genutzt)
Was eine Stunde Ihrer Leute den Betrieb mit allen Abgaben kostet, rechnet Gehaltsklar aus. Für die Szenarien nehmen wir diese Beispielwerte an:
- Lohnbuchhalter/-in intern: 45 €/h
- HR-Person intern: 50 €/h
- Finance/Controller intern: 60 €/h
- Externer Dienstleister (Setup): 90 €/h
Szenario 1: 10 Mitarbeiter, Payroll-Daten-Automatisierung
Situation
Kleiner Betrieb, 10 Beschäftigte. Die Lohnabrechnung macht eine Teilzeitkraft (20 h/Woche) nebenher. Für Zeiterfassung, Dateneingabe und Plausibilitätsprüfung braucht sie 4 Stunden im Monat. Ein HR-System gibt es nicht, alles läuft in Excel.
Automatisierungsmaßnahme: Zeiterfassungs-Import aus Personio (monatliches Abo: 6 €/Mitarbeiter = 60 €/Monat), automatische Plausibilitätsprüfung via n8n (selbst gehostet, einmalige Setup-Zeit).
Rechnung:
- Eingesparte Zeit: 3 h/Monat (von 4 h bleibt 1 h Endkontrolle)
- Stundensatz: 45 €
- Monatliche Einsparung: 3 × 45 = 135 €
- Laufende Toolkosten: 60 € (Personio-Basisplan) + 5 € (Server) = 65 €
- Netto monatlich: 135 − 65 = 70 € / Monat
- Einmalinvestition: 8 h Setup × 90 € = 720 € (externer Dienstleister)
- Break-even: 720 / 70 = ca. 10 Monate
Szenario 2: 20 Mitarbeiter, HR-Prozess-Automatisierung
Situation
Wachsender Betrieb, 20 Beschäftigte, 5–8 Neueinstellungen im Jahr, eine Personalerin in Vollzeit. Ihre Handarbeit im Monat: Onboarding-Unterlagen verwalten (3 h), Abwesenheitsgenehmigungen nachfassen (2 h), Fragen aus der Belegschaft beantworten (2,5 h), das HR-Reporting bauen (3 h). Zusammen 10,5 h im Monat.
Automatisierungsmaßnahmen: Personio Onboarding-Workflow, automatischer Abwesenheitsgenehmigungs-Prozess, einfacher FAQ-Bot (Tidio), automatisches Reporting (Make.com).
Rechnung:
- Eingesparte Zeit: 7 h/Monat (von 10,5 h bleiben 3,5 h für Prüfung und Pflege)
- Stundensatz HR: 50 €
- Monatliche Einsparung: 7 × 50 = 350 €
- Laufende Kosten: Personio 120 € + Tidio 50 € + Make.com 16 € = 186 €
- Netto monatlich: 350 − 186 = 164 € / Monat
- Einmalinvestition: 15 h Setup intern (75 €/h Opportunitätskosten) + 10 h externer Support = 1.125 + 900 = 2.025 €
- Break-even: 2.025 / 164 = ca. 12 Monate
Szenario 3: 50 Mitarbeiter, Finance-Automatisierung
Situation
Mittelständler, 50 Beschäftigte. Ein Controller in Vollzeit, dazu die kaufmännische Geschäftsführerin, die die Hälfte ihrer Zeit mit Finanzen verbringt. Handarbeit im Monat: Eingangsrechnungen bearbeiten (6 h), Bankabgleich (4 h), Unterlagen für die Steuerkanzlei (3 h), Bericht für die Geschäftsführung (5 h). Zusammen 18 h im Monat.
Automatisierungsmaßnahmen: Candis für Kreditorenautomatisierung, automatischer Kontenabgleich in Lexoffice, n8n-Workflow für Steuerberater-Datenpaket, Make.com-Dashboard für Management-Reporting.
Rechnung:
- Eingesparte Zeit: 13 h/Monat
- Stundensatz Controller/CFO-Mix: 65 €
- Monatliche Einsparung: 13 × 65 = 845 €
- Laufende Kosten: Candis 200 € + Lexoffice Professional 40 € + n8n Cloud 40 € + Make.com 30 € = 310 €
- Netto monatlich: 845 − 310 = 535 € / Monat
- Einmalinvestition: 40 h externes Setup × 90 € + 20 h intern = 3.600 + 1.300 = 4.900 €
- Break-even: 4.900 / 535 = ca. 9 Monate
Was zuerst automatisieren?
Rechnen Sie Häufigkeit mal Aufwand pro Durchlauf. Was jede Woche vorkommt und jedes Mal eine halbe Stunde kostet, gehört weiter nach vorn als etwas, das einmal im Jahr drei Stunden dauert.
| Prozess | Häufigkeit | Aufwand | Automatisierungs-Priorität |
|---|---|---|---|
| Abwesenheitsgenehmigungen | Täglich/wöchentlich | 5–15 Min./Fall | Sehr hoch |
| Eingangsrechnungen | Täglich | 3–10 Min./Rechnung | Sehr hoch |
| Zeiterfassungsdaten übertragen | Monatlich | 2–5 h | Hoch |
| Management-Reporting | Monatlich | 3–6 h | Hoch |
| Onboarding-Dokumente | Bei Einstellung | 2–4 h/Person | Mittel |
| Jahresabschluss-Vorbereitung | Einmal jährlich | 8–15 h | Niedrig |
Wann Automatisierung sich nicht lohnt
Diese Signale deuten darauf hin, dass der ROI negativ wird:
- Der Vorgang kommt selten vor (weniger als einmal im Monat) und läuft jedes Mal anders.
- Es braucht jedes Mal ein menschliches Urteil, weil sich keine klare Regel aufstellen lässt.
- Ihre Systeme haben keine Schnittstelle und keinen Datenexport. Die Anbindung kostet dann ein Vielfaches dessen, was sie bringt.
- Der Ablauf selbst ist kaputt. Wer einen umständlichen Ablauf automatisiert, hat hinterher einen schnellen umständlichen Ablauf. Erst aufräumen, dann automatisieren.
- Die Eingangsdaten taugen nichts: zu viele Ausnahmen, jedes Mal ein anderes Format.
Schauen Sie sich den Ablauf deshalb vor jeder Investition genau an. Oft lässt er sich vereinfachen, und manchmal reicht das schon.
Wenn Sie Ihre eigene Rechnung aufstellen wollen, helfen wir gern: Prozessautomatisierung mit Schraubklar.
Tino Werner schreibt bei Schraubklar den Code. Davor und daneben über zehn Jahre HR und Payroll im eigenen Lohnbüro. Er automatisiert, was sich jeden Monat wiederholt, und lässt stehen, wofür man nachdenken muss. Frage zum Artikel? tino.werner@schraubklar.de
Quellen und weiterführende Stellen
- Digitalisierung im Mittelstand (bmwk.de)
- Digitalisierung und Produktivität (iw-koeln.de)
- KI-ROI-Studien (bitkom.org)