Stundenzettel automatisch einsammeln: vom Mailanhang zur fertigen Lohnvorbereitung

Am 19. um 16 Uhr fehlen noch drei Stundenzettel. Einer liegt als Handyfoto in einer Mail mit dem Betreff „hier“, einer heißt Stunden_Okt_final2.xlsx und ist eine Kopie vom September mit geänderter Überschrift, der dritte steckt im Fließtext einer Weiterleitung mit vier Leuten in Kopie. Bei uns kommen die Daten am 20., am 22. läuft die Abrechnung, und dieser Nachmittag geht mit Telefonieren und Abtippen drauf, obwohl sich beides zum großen Teil an einen Ablauf abgeben lässt.

Hier beschreiben wir, wie wir das Einsammeln gebaut haben, vom festen Eingang bis zur Datei, die die Lohnbuchhalterin nur noch freigibt. Die Abrechnung selbst bleibt dabei in dem Programm, in dem sie heute läuft.

1. Ein Eingang für alle Zettel

Zuerst muss feststehen, wo Stundenzettel ankommen. In den meisten Betrieben, die wir kennen, gibt es dafür keinen festen Ort. Die Teamleitung schickt eine Sammelmail, der Aushilfsfahrer fotografiert sein Heft, die Werkstudentin trägt ihre Zeiten in eine geteilte Tabelle ein. Jeder dieser Wege ist für sich vernünftig, zusammen ergeben sie am Monatsende eine Suche.

Wir legen deshalb einen einzigen Eingang fest. Das kann ein eigenes Postfach sein, etwa stunden@ihrbetrieb.de, oder ein Upload-Formular, das jede Person über einen eigenen Link erreicht. Beim Postfach muss niemand umlernen, das Formular liefert dafür Personalnummer und Monat gleich mit. Bei uns laufen beide Wege, und Mails, deren Absender der Ablauf nicht zuordnen kann, landen bei einem Menschen.

2. Wer, welcher Monat, welches Format

Ein Zettel ist erst dann etwas wert, wenn klar ist, zu wem er gehört und für welchen Zeitraum er gilt. Der Ablauf liest dafür zuerst die Personalnummer aus dem Formular oder der Datei, dann gleicht er die Absenderadresse mit der Liste der Beschäftigten ab, und erst zuletzt sucht er den Namen im Dokument. Passt nichts eindeutig, kommt der Zettel in eine Klärungsliste. Raten ist verboten, auch wenn „M. Schulz“ fast sicher Marion Schulz aus dem Lager ist, denn in der Spätschicht arbeitet auch ein Marco Schulz.

Beim Format unterscheiden wir vier Fälle, die sich unterschiedlich gut lesen lassen:

3. Was vor der Übergabe geprüft wird

Für einen Teil der Beschäftigten ist die Aufzeichnung Pflicht. Nach § 17 Abs. 1 MiLoG müssen Arbeitgeber bei geringfügig Beschäftigten und in den Wirtschaftszweigen nach § 2a SchwarzArbG Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag, und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt die Aufzeichnung der Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit nach § 3 Satz 1 ArbZG hinausgeht. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 außerdem entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen (1 ABR 22/21).

Daraus ergibt sich die erste Prüfung: Ein Zettel, auf dem für eine Minijobberin nur eine Wochensumme steht, geht zurück, bevor ihn jemand abtippt. Danach folgen die fachlichen Prüfungen:

• Jeder Arbeitstag hat Beginn und Ende, und die daraus berechnete Dauer stimmt mit der angegebenen Summe überein.
• Kein Arbeitstag liegt vor dem Eintritt oder nach dem Austritt.
• Kein Arbeitstag fällt auf einen genehmigten Urlaubstag.
• Pausen sind eingetragen, wo § 4 ArbZG sie verlangt: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden.
• Sonn- und Feiertage sind nach dem Kalender des Bundeslandes markiert, damit die Zuschläge stimmen.
• Derselbe Zettel kommt nicht zweimal, auch nicht unter anderem Dateinamen.
• Bei Minijobs rechnet der Ablauf den Monat hoch, damit eine Überschreitung der Verdienstgrenze vor der Abrechnung auffällt.

Jede Prüfung liefert ein Okay oder eine Meldung in Klartext, etwa „Personalnummer 1043, 14.10.: Ende fehlt“. Die Meldung geht an die Person, die den Zettel eingereicht hat, mit einem Link zur Korrektur. Die Lohnbuchhalterin sieht nur noch, was danach offen bleibt.

4. Nachfassen, ohne hinterherzutelefonieren

Der Ablauf kennt die Liste der Personen, von denen in diesem Monat ein Zettel erwartet wird. Sie kommt aus dem Personalstamm: alle mit Stundenlohn und alle, deren Zuschläge sich nach Einsätzen richten. Wer im Laufe des Monats ein- oder ausgetreten ist, steht mit darauf, denn diese Zettel gehen leicht verloren.

Bei uns sieht der Kalender so aus (ein Beispiel, die Tage richten sich nach Ihrem Abrechnungstermin):

1. Am 15. geht eine kurze Erinnerung an alle, die noch nichts eingereicht haben, mit dem Link zum Upload.
2. Am 18. folgt eine zweite Erinnerung an die Person und in Kopie an die Teamleitung.
3. Am 19. um 12 Uhr bekommt die Lohnbuchhalterin eine Liste mit allen, die fehlen oder noch korrigieren müssen.
4. Am 20. schließt der Eingang für den Monat. Was danach kommt, wird als Nachtrag für den Folgemonat markiert.

Den vierten Punkt entscheidet der Betrieb. Manche rechnen Nachzügler lieber im laufenden Monat nach, damit keine Aushilfe einen Monat auf ihr Geld wartet, und der Ablauf kann beides, sobald die Regel aufgeschrieben ist.

5. Die Übergabe an die Lohnabrechnung

Am Ende steht eine Datei, mit der die Abrechnung arbeiten kann. Bei uns ist das eine Tabelle je Monat mit einer Zeile je Person und Lohnart: Personalnummer, Lohnart, Menge und Zeitraum. Welche Lohnartennummer zu „Nachtstunden“ gehört, steht in einer eigenen Zuordnungstabelle, die die Lohnbuchhaltung pflegt. So muss niemand im Code suchen, wenn eine Lohnart dazukommt.

Daneben liegt ein Prüfprotokoll: welche Zettel wann eingegangen sind, welche Meldungen es gab und wer sie erledigt hat. Wer im Frühjahr fragt, warum im Oktober etwa 14 Nachtstunden abgerechnet wurden, findet dort den Zettel samt Eingangsdatum.

Freigeben muss ein Mensch. Der Ablauf bereitet vor, die Lohnbuchhalterin klickt auf „Übernehmen“, und erst dann geht die Datei in den Import. Wie der Weg von dort bis ins Lohnprogramm aussieht, beschreiben wir im Beitrag über die Vorarbeit bis DATEV. Wenn Sie die Abrechnung lieber ganz außer Haus geben, ist Lohnklar in unserer Gruppe die Adresse dafür.

6. Ihr erster Schritt

Nehmen Sie den letzten Abrechnungsmonat und notieren Sie zu jedem Stundenzettel, wie er gekommen ist:

• Über welche Wege kamen die Zettel: Mail, Foto, geteilte Tabelle, Papier, Messenger?
• Welche kamen erst in den letzten beiden Tagen vor Ihrem Stichtag?
• Bei welchen mussten Sie nachfragen, und aus welchem Grund: Monat fehlt, Name unklar, Summe stimmt nicht?
• Welche haben Sie von Hand abgetippt?
• Liegen für Minijobs und Branchen nach § 2a SchwarzArbG Aufzeichnungen mit Beginn, Ende und Dauer je Tag vor?

Mit dieser Liste sehen Sie, wo ein Ablauf anfangen muss. Geht die meiste Zeit ins Abtippen, beginnt er bei der Vorlage und der Texterkennung. Geht sie ins Nachfassen, hilft schon die Liste der Erwarteten mit zwei Erinnerungen. Fragen Sie außerdem Ihren Zeiterfassungsanbieter, ob er einen Export mit Personalnummer und Tageszeiten liefert, denn dann fällt ein Teil der Zettel ganz weg.