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Automatisierung für das Lohnbüro
Zeiten aus Zeiterfassung, Schichtplan, Excel und Handyfotos zusammensuchen und abtippen: Dafür geht vor jedem Lohnlauf die meiste Zeit drauf. Nach dem Umbau kommt die fertige Übergabedatei an, mit einer Liste der Fälle, die sich ein Mensch ansehen sollte.
30 Minuten Erstgespräch, kostenlos Erst mal den KI-Check machen
Beispiel
Lohnlauf, so könnte er aussehen
Freigeben muss ein Mensch, nicht der Ablauf.
Die Abrechnung selbst macht weiter DATEV oder deine Lohnsoftware. Wir setzen davor an, wo die Zeit verschwindet.
alle Quellen
Aus Zeiterfassung, Schichtplan, Excel oder Papierzettel, auch aus mehreren Filialen mit verschiedenen Ständen. Was fehlt, meldet der Ablauf, statt dass es still fehlt.
mit Prüfung
Urlaub, Krankheit, Mutterschutz, Kurzarbeit. Rückwirkende Meldungen erkennt der Ablauf und legt sie dir vor, statt sie zu überschreiben. Genau daran scheitern Läufe sonst.
nach deinen Regeln
Nacht, Sonntag, Feiertag, Schichtmodelle, betriebliche Sonderregeln. Einmal sauber abgebildet, danach jeden Monat gleich gerechnet.
vor dem Lauf
Ausreißer nach oben und unten, fehlende Tage, Kombinationen, die es nicht geben kann. Auffälligkeiten stehen auf einer Liste, bevor der Lauf startet, und nicht in der Korrektur danach.
DATEV und andere
Im Format, das deine Abrechnung erwartet: DATEV Lohn und Gehalt, LODAS oder ein anderer Import. Verschlüsselt, an einen festen Empfänger, mit Protokoll.
Du machst dabei zwei Dinge: erzählen, was nervt, und am Ende zwei Zahlen vergleichen.
Termin aussuchenKirchensteuermerkmal, Gewerkschaftsbeitrag, Krankheitszeiten: Das sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, für die strengere Regeln gelten. Deshalb schneiden wir Abläufe so, dass diese Felder gar nicht erst durch die automatischen Schritte laufen. Die Zeitwirtschaft arbeitet mit Stunden und Kennzeichen, nicht mit Diagnosen.
Erst die fertige Übergabedatei führt alles zusammen, und die geht verschlüsselt an genau einen Empfänger.
Die fünf Fragen, die im Erstgespräch zu Lohn fast immer kommen.
Frage
Nein, mit Absicht. Die Abrechnung bleibt in DATEV oder deiner Lohnsoftware, mit allem, was dort an Rechtsstand gepflegt wird. Wir automatisieren die Vorarbeit davor. Willst du die Abrechnung gleich ganz abgeben, macht das Lohnklar im selben Haus.
Frage
Eine Krankmeldung, die nach dem Lauf eintrifft, ist der klassische Fall, an dem Automatisierung scheitert. Deshalb überschreibt der Ablauf nichts still: Er erkennt rückwirkende Änderungen, markiert sie und legt sie dir zur Entscheidung vor.
Frage
Meistens ja. Gibt es eine Schnittstelle, nutzen wir sie. Gibt es nur einen Export, arbeiten wir damit. Excel-Listen aus mehreren Filialen sind kein Ausschlussgrund, eher der Normalfall.
Frage
Deshalb läuft ein Monat parallel zur bisherigen Arbeit. Wir stellen erst um, wenn Mensch und Maschine auf dieselbe Zahl kommen. Bis dahin ändert sich für dein Lohnbüro nichts.
Frage
Das hängt davon ab, aus wie vielen Quellen die Zeiten kommen, ob es eine Schnittstelle gibt und wie viele Sonderregeln dazukommen. Richtwerte stehen unter den Preisen auf der Startseite, die feste Zahl bekommst du nach dem Erstgespräch.
Letztes Panel
Dreißig Minuten an deinem Lohnlauf. Danach weißt du, welche Schritte sich umbauen lassen und was das ungefähr kostet. Wenn es sich nicht lohnt, sagen wir das auch.
Erst mal lesen:
Auch bei uns: HR-Prozesse automatisieren und Buchhaltung automatisieren.