Ein Rechner auf der eigenen Website: wann er Anfragen bringt und wann nicht

Gehaltsklar ist unser eigener Rechner: Brutto, Netto und das, was eine Stelle den Arbeitgeber mit allen Abgaben kostet. Die Frage dahinter kennen wir aus dem Lohnbüro in vielen Varianten, etwa „Was kostet es mich, wenn ich ihr 300 Euro mehr gebe?“. Aus Bau und Betrieb haben wir vor allem eines mitgenommen: Ein Rechner bringt Anfragen, wenn sein Ergebnis eine Frage aufwirft, die er selbst nicht beantworten kann.

Dieser Beitrag richtet sich an Kanzleien, Lohnbüros und Dienstleister, die überlegen, einen Rechner auf ihre Website zu stellen. Er beschreibt, welche Rechner zu Gesprächen führen und welche nur besucht werden, und worauf es bei der Rechnung selbst und beim Datenschutz ankommt.

1. Die Frage vor dem Anruf

Der beste Rechner beantwortet eine Frage, die Ihre Interessenten stellen, bevor sie bei Ihnen anrufen. Die Liste dieser Fragen haben Sie schon, nur steht sie nicht auf Papier: Sie steckt in den ersten fünf Minuten jedes Erstgesprächs. Bei uns lautete sie „Was kostet mich eine neue Stelle insgesamt?“, bei einer Steuerkanzlei kann sie ganz anders aussehen.

Gute Kandidaten haben zwei Eigenschaften gemeinsam:

• Die Eingaben kennt die Leserin selbst, ohne in Unterlagen zu suchen: Gehalt, Steuerklasse, Wochenstunden, Eintrittsdatum.
• Das Ergebnis ist eine Zahl, mit der sie eine Entscheidung vorbereitet, zum Beispiel ob sie eine Stelle ausschreibt oder ein Angebot erhöht.

Schlechte Kandidaten verlangen Wissen, das nur Fachleute haben. Ein Rechner, der nach dem Beitragsgruppenschlüssel fragt, erreicht genau die Leute, die ihn nicht brauchen. Ebenso wenig taugt ein Rechner, dessen ehrliches Ergebnis „kommt darauf an“ lautet, denn dann schreibt man besser einen Artikel.

2. Wann ein Ergebnis zur Anfrage führt

Ob ein Rechner Gespräche bringt, entscheidet sich an der Frage, die nach dem Ergebnis kommt. Die folgende Tabelle ist unsere Einschätzung aus dem eigenen Betrieb, keine Statistik:

Eine Versuchung sollten Sie auslassen: das Ergebnis erst gegen eine Mailadresse herauszugeben. Wer seine Zahl nicht sieht, verlässt die Seite, und wer eine Wegwerfadresse eintippt, ist kein Kontakt. Zeigen Sie das Ergebnis sofort und bieten Sie danach zwei freiwillige Wege an, etwa das Ergebnis als PDF zum Mitnehmen und ein Gespräch über den eigenen Fall.

3. Die Zahl muss stimmen

Ein Rechner, der falsch rechnet, kostet mehr Vertrauen, als ein guter einbringt. Für die Lohnsteuer gibt es eine verbindliche Grundlage: Das Bundesministerium der Finanzen erstellt mit den obersten Finanzbehörden der Länder jedes Jahr einen Programmablaufplan für die maschinelle Berechnung der Lohnsteuer. Für 2026 ist er am 12. November 2025 erschienen. Das BMF stellt ihn als PDF und als XML-Pseudocode bereit, dazu eine externe Programmierschnittstelle, mit der sich ein eigener Rechner automatisiert gegen den des BMF prüfen lässt.

Das BMF sagt dabei selbst, dass sein Lohnsteuerrechner kein Brutto-Netto-Rechner ist, weil er die Sozialabgaben nicht berücksichtigt. Diesen Teil müssen Sie selbst pflegen: Beitragssätze, Zusatzbeiträge der Krankenkassen, Beitragsbemessungsgrenzen, Umlagen. Die meisten dieser Werte ändern sich zum Jahreswechsel, und der Rechner muss am 1. Januar die neuen kennen.

4. Gehalt ist eine heikle Eingabe

Wer ein Gehalt eintippt, vertraut Ihnen eine Zahl an, die er sonst kaum jemandem nennt. Am leichtesten zu verantworten ist ein Rechner, der im Browser rechnet und für das Ergebnis keine Eingabe an einen Server schicken muss. Alles, was darüber hinausgeht, etwa ein Vergleich mit Marktgehältern oder ein Link zum Teilen, braucht eine eigene Prüfung, welche Werte dafür das Gerät verlassen.

Sobald der Rechner etwas auf dem Gerät speichert, etwa die letzten Eingaben für den nächsten Besuch, greift § 25 TDDDG. Speichern und Auslesen auf dem Endgerät brauchen danach eine Einwilligung, es sei denn, der Vorgang ist technisch unbedingt erforderlich, damit Sie einen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitstellen können. Ob das Merken der letzten Eingaben darunter fällt, sollten Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten klären, bevor die Funktion online geht.

• Eingegebene Werte gehen nur mit Einwilligung an ein Analysewerkzeug, und nur so grob, wie die Auswertung es braucht.
• Die Adresse der Ergebnisseite enthält keine Eingaben, damit sie nicht in Protokollen und geteilten Links auftauchen.
• Wer das Ergebnis per Mail anfordert, bekommt die Informationen nach Art. 13 DSGVO an der Stelle, an der er die Adresse eintippt.

5. Wo der Rechner steht und was danach kommt

Geben Sie dem Rechner eine eigene Seite mit eigener Adresse und einem erklärenden Text darunter: was er rechnet, was er auslässt, auf welchem Stand er ist. Dieser Text ist der Teil, den Suchmaschinen lesen können, und er ist der Ort für den Satz, der zur Anfrage führt. Unter dem Ergebnis kann sinngemäß stehen: Diese Zahl ist eine Schätzung für einen Standardfall; ob Ihr Fall einer ist, klären wir in einem kurzen Gespräch.

Messen lässt sich der Erfolg, ohne in die Eingaben zu schauen. Zählen Sie, wie oft jemand vom Ergebnis aus auf den Kontaktknopf klickt, und fragen Sie im Erstgespräch, wie die Person auf Sie gekommen ist. Mehr braucht es für die Entscheidung, ob sich der Rechner lohnt, in den ersten Monaten nicht. Wie man solche Entscheidungen allgemein durchrechnet, beschreibt der Beitrag zum Nutzen von Automatisierung. Welche kleinen Werkzeuge bei uns laufen, zeigt die Werkstatt.

6. Ihr erster Schritt

Schreiben Sie auf, welche Fragen in Ihren letzten Erstgesprächen in den ersten Minuten kamen. Markieren Sie die, deren Antwort eine Zahl ist und nach deren Antwort die Leserin Sie trotzdem noch braucht. Bauen Sie für die beste davon zuerst eine Tabelle und lassen Sie ein paar Kolleginnen damit rechnen, bevor jemand Code schreibt.

Wenn es dann an die Umsetzung geht, stellen Sie dem Entwickler diese Fragen:

• Wird im Browser gerechnet oder auf dem Server, und was wird dabei gespeichert?
• Woher kommen die Werte für Steuer und Sozialversicherung, und wer aktualisiert sie zum 1. Januar?
• Gegen welche Testfälle wird geprüft, und wird die Lohnsteuer gegen die Schnittstelle des BMF verglichen?
• Steht unter dem Ergebnis, auf welchem Stand der Rechner ist?

Wenn aus der Zahl am Ende eine echte Abrechnung werden soll, ist Lohnklar die Stelle in unserer Gruppe, die das übernimmt. Und wer vorher sehen möchte, wie Stunden und Zuschläge überhaupt sauber in die Abrechnung kommen, liest den Beitrag über Stundenzettel, die sich selbst einsammeln.